導入前の業務の課題を教えてください。

我々の部署は障がいを持った方が就職した後も長く働いていただくための定着支援の部隊です。障がい当事者に寄り添いながら企業様の「戦力化」に向けたサポートを行っており、障がいをお持ちの方の勤怠、安否確認などを、在宅で働いている方と企業様の間に入らせていただき伴走支援をしています。

その中で会社ごと、業務ごとに「どのようなサポートにどれだけの時間を費やしているのか？」が不明確で肌感覚になっているという課題がありました。

また一方で企業様からも「どんなサポートをしてくれているのかがわからない。可視化されていない。」というお声も上がっており、それらをいかにして「可視化」するかを模索しておりました。

選定までの道のりとQasee導入の決め手を教えてください。

業務の「可視化」という課題がある中で上司から違う部署で業務工数を測れるツールがあって・・・と言う提案があったのがQaseeを知ったきっかけです。

最初にQaseeの画面を見た時の印象としては工数を取ることに手間がかかるかも・・・と言う印象を持ちました。

しかし計測されて得られる情報としては私達が「可視化」したいと考えているデータであることは間違いなかったので、まずは「やってみよう」と言うことで導入を決めました。

導入時に何かお困りごとはありましたか？

懸念していたのはQaseeでデータを取るための「仕分け」をすることで「メンバーの工数が増えてしまわないか」と言うところでした。

また「仕分け」をしてもらうことを伝えるのもハードルの１つかもしれないと考えていました。

実際、使い始めてから慣れるまではチームの中で「どうやるのか？」と言う声もあがりましたが１ヶ月もたたないうちにQaseeの特徴である「自動仕分け」によって「仕分け」の負担はどんどん減っていきました。結果、大きな困りごとはなかったですね。

導入が決まった後、様々なデータが見れるQaseeに対してメンバーの方から何かご意見はありましたか？

特にありませんでした。時間がかかっている作業が可視化されたことや、自動仕分けによって負担も減り「こんなに様々なデータが見えるんだ」と思ってくれているようでした。

導入後にまず行なった作業を教えてください。

案件毎、企業毎の工数が見たかったのでどの企業を「プロジェクト」として登録していくかを選定しその中でどのような「業務」が発生するかを考え登録をしていきました。

この際に現場メンバーが「仕分け」で迷わないように「どの作業を何に仕分けるか」のルールを作成しました。

例えばイレギュラーな作業は「その他」に仕分けるなどですね。またプロジェクトの登録作業は現場メンバーに負担をかけないようにアシスタントの方にお願いをしたところも導入後の負担軽減としては大きかったと思います。

また、私達のように案件ごとにプロジェクトを登録するとどうしてもプロジェクトが増えてしまいますが、Qaseeはプロジェクトを色分けして登録できソートもできるので非常に管理が楽でした。

導入後のオンボーディングのサポートはいかがでしたでしょうか？

導入後に実際に「仕分け」をするメンバーに対して説明会を実施していただけたので、メンバーに対する説明コストが半減され非常に助かりました。また逐一わからないことはメールで質問をさせていただいたのですがレスポンスもとても速かったです。

現状、Qaseeを導入してやりたかったことは達成できていますでしょうか？

サービス内容のブラッシュアップや、サービスの適正価格の見直しが私のミッションの1つです。しかし対人サービスは無形商材のため提供しているサービスがわかりづらいところもあります。

これに対して「どの作業に時間がかかっているのか」「どのような案件に人的コストがかかっているのか」を知る必要があります。

これを解決できるのがQaseeだと考えています。PC作業から正確な「工数」を知ることができ、それを顧客にも提示できるので営業する側も「お客様に提案しやすくなった」と言う声も上がっています。

今後Qaseeのデータを利用してどのような施策を行なっていきたいとお考えですか？

企業ごとの利益率をCSVで吐き出して、営業資料などにも盛り込んでいきたいですね。

また今後は採用計画にもQaseeで取得したデータを利用できるかもしれないと考えています。

案件ごとの「工数」がわかるので見込みの受注数に対してどれくらいの人的リソースが必要で、どれくらい採用する必要があるのか、も算出していきたいと考えています。

最後にQaseeの今後について期待されているところがあれば教えてください。

集計、分析機能については見たいデータの集計をカスタマイズできると嬉しいです。我々が見たい角度での分析がしやすくなると思うので。

またシステムとの連携は期待したいところです。例えば我々だと、一番最初に案件を登録する自社システムがあるのでそちらとAPIで連携することでQaseeに自動的にプロジェクトが作成される・・・と言うことができればさらに効率化ができると考えています。