導入前の業務の課題を教えてください

デスクチーム、サポートチーム、営業チームには多くの対応業務があり、とても忙しいチームです。それぞれの作業の効率化のために入力などを行っている自社システムの改修を重ねながら仕事をしていましたが、改修した後にどの程度の効率化が実現できたのか効果測定ができていないと言う課題がありました。

ちょうど社内のDX化を進めようというタイミングで、業務分析ツールを導入してシステム改修を行った後の効果測定や、全体の業務の可視化をしようということになり、業務分析のできるツールを探し始めました。

ツール導入の際に重要視していたことはどんなことでしょうか？

UIの見やすさを非常に重視していました。自身の業務がどのようになっているのか、仕事をしている本人にとっても違和感がなく見ることができ、自身の1日の業務を振り返れるようなツールが必要だと考えていました。

また、ツールを導入する際に「監視をされる」という意識を持ってほしくなかったので、必要な機能を持ちつつも最低限の情報を抽出できるツールであることが非常に重要でした。

Qasee導入の決め手を教えてください。

業務分析に特化しており、UIも非常にわかりやすかったところが決め手となりました。

他の業務分析ツールは、分析をもとにした改善提案（コンサル）もセットだったり、監視の意味合いが強いものが多くて…。 弊社ではそのような部分は不要だったため、分析に特化したQaseeが希望にマッチしました。

田村さんがおっしゃる通り、業務可視化ツールは社員の方の「監視」への抵抗が拭えない場合もあるかと思いますが、導入に際して社内の反発などありましたでしょうか？

そういった声は特にありませんでした。

導入前に社員にはあくまで業務改善のための導入であることをしっかりと説明をしていたので。また業界の特性上、web検索を使ってアーティストページを確認したりすることもあるので、そういったことも許容することを伝えたことがスムーズに導入できた要因かもしれません。

また、QaseeはインストールしてしまえばON/OFFがあるわけでもなく、自動的にデータを抽出してくれるので、導入したことを忘れてしまうというところもありますね（笑）。

現在はQaseeをどのように活用されていますか？

現状はリスクアセスメントのタイムライン、チームレポートを主に活用しています。

基幹システムやアプリーケーションをどれくらい使っているのか、1日あたりのBiz量（入力量）などを起点にして業務状況の確認などを行っています。

メール、チャットの割合を見るために工数管理も利用しています。これによりチャットのグループチャンネルが多く非常に煩雑だとわかったので、グループの整理を行うことができました。

Qaseeのサポート体制はいかがですか？

導入後3ヶ月間は、月1回ほどのミーティングを設けていただき「工数管理」機能のプロジェクト設定、分類、「リスクアセスメント」機能のレポートの数値の見方などを親切に教えていただきました。

その他、突発的な問い合わせであっても、レスポンスが非常に早いので大変ありがたく、助かっています。

Qasee導入後の具体的な効果を教えてください。

業務の実態が可視化できたことで従業員のパフォーマンス状況が把握でき、今後の組織体制や効率的な働き方を考える上での指標となりました。

これまでもメンバー間の業務負荷に偏りがあるように感じてはいましたが、データがないため、スタッフそれぞれの主観に依存する部分があったので、そういう意味ではQaseeでデータを取ることでその答え合わせができたように思います。

また、自身の働き方がチーム平均のどの位置にいるのかを知り、自己改善を試みる社員も現れたので、皆の仕事に対する意識にも変化があったかと思います。

今後どのようにQaseeを使っていきたいですか？

今後、新ツールの導入や業務フローの変更などの予定もあるのでその前後の業務量・業務内訳の推移確認をしたいと考えています。

また、入力作業を中心に行うチームでのQaseeの導入も検討しています。現状、入力中に他の作業でどれくらい手が止まっているのかという作業状況に関しては、各々の自己申告により判断せざるを得ない状況となっていますので。

なお、Qaseeのデータによって見えてきた業務負荷の偏り等もありますが、平均より入力量が少ないメンバーがいたとしても、どうフィードバックするかは慎重に対応をしたいと思っています。

もちろんQaseeで計測したデータは真実ですが、入力量が少なくてもその分周りの相談に乗っていたり、部署の雰囲気を良くしてくれていたり等、その人らしい活躍をしてくれていることもあるので、単純に業務効率だけを促すような改善は行わないように、Qaseeのデータを良い方向に利用できたらと考えています。

最後にこれからのQaseeに期待することを教えてください。

Qaseeを利用している他社が、具体的にどのように活用しているのかの事例を公開していただきたいです。

あとはレポートをダウンロード出来るようになると嬉しいですね（CSVではなくPDFなどまとまったもの）。

それからQasee利用者側で、さまざまな条件でのデータ抽出ができるようになると、さらに分析もしやすくなるのではないかなと考えています！