導入前の業務の課題を教えてください

オペレーション統括部は主にBtoBの様々な部署の橋渡しを行っている部署になります。そのために多くの処理業務があり、様々なプロセスにも関わっています。

細分化された業務管理をできる限り厳密に実施するため、日々、業務工数を各スタッフが手入力で更新していたのですがその手間が非常に増えてしまい、また正確な入力が難しいところに課題を抱えていました。

業務と業務の間に工数のメモを取り、後ほど報告用のシートを更新していたため、その都度業務が止まり、入力工数がかかっていました。

本来はスタッフ毎に工数は異なりますが、手動で集計する手前上、過去のある時点の平均値を元に計算をして工数を測るという方法で行なっていたために、工数の精度に課題があり、コスト管理が精緻な数字で出来ませんでした。

そこでメンバーが手入力をせず工数を正しく測れるツールはないか探している中でQaseeに出会いました。

選定までの道のりとQasee導入の決め手を教えてください

業務管理、工数管理、自動集計などのワードで検索した中で5社ほどのツールベンダーのお話をうかがいました。

先ほどお話したように、クリアしたい課題はメンバーの手入力作業の排除。そして正確な工数データの把握でした。他社様はどうしてもメンバーの手入力による工数の計測が必要となり、私の課題解決にマッチしておりませんでした。

しかしQaseeはアプリケーションをPCにインストールすることで、そのメンバーがどのアプリにどのくらいの時間をかけていたのかが把握できCSVでそのデータを抽出できるのでメンバーの入力の手間がなくなる上に、正確な工数の把握ができるので私たちの課題を全てクリアできると考え導入を決めました。

導入時に何かお困りごとはありましたか

取れるデータが個人情報に当たるものがあり、情報セキュリティー担当との確認事項も多くありましたが、QaseeはISMSの認証も受けていることもありセキュリティーに関する質問事項もすぐに回答いただいたのでハードルはあまり高くなかったです。

導入が決まった後、様々なデータが見れるQaseeに対してメンバーの方から何かご意見はありましたか？

監視などが目的ではなく、手入力の工数削減が主な目的である旨を事前に全体でも1on1でも説明し、仕様についても包み隠さず伝えていたので特にありませんでしたね。各メンバーのダウンロードもスムーズでした。

こういったツールはお互いの信頼が大事で、日々のコミュニケーションもなるべく密に行うようにしていたことも良い方向に働いたと思います。

導入後にまず行なった作業を教えてください

まず、既存の運用（手入力）は止めず、1ヶ月データを集めることと、整形用のツールの作成に注力しました。スタッフの作業を0にしたかったため、CSVを使ったデータ管理を実現するための準備を進めました。

導入後のお困りごとはどのように解決されましたか？

スタッフの入力業務を一切無くしたかったこともあり、Webサイト上で1人1人に作業してもらうのではなくQaseeのデータをCSVでデータを落とし、Googleスプレッドシート上でデータを整形する形を取りました。

結果、あまり聞き覚えのないウィンドウタイトル名のデータがいくつも出てきてしまい、都度、担当の方に質問させていただき疑問を解消していきました。質問に対して即日で回答いただいていたので非常に助かりました。

オンボーディング中のサポートはいかがでしたでしょうか？

Qasee導入後3ヶ月で3回のMTGをしていただきました。機能、設定レクチャーのサポートはもちろんしていただきましたが、Qaseeで抽出できるデータの特性上、運用について他部署に相談などができなかったこともあり、どのように社内に展開していけば良いかなど相談できたので助かりました。

また、問い合わせの返答も早かったですね。他社さんだと翌日の返信になることも多かったので。

現状、Qaseeを導入してやりたかったことは達成できているでしょうか？

はい、そうですね。手作業での工数の計測をなくし正確なデータを取得したいという点においては達成できていますね。

このデータを利用して、メンバーのパフォーマンスをどう高くするかは常に行なっていく必要があるので長い道のりであると考えています。

今後Qaseeのデータを利用してどのような施策を行なっていきたいとお考えですか？

そうですね、今後は個人毎のパフォーマンス評価にも活用していきたいですし、業務プロセス毎の測定データの差異等を確認し、工数削減のROIを測るのにも活用していきたいですね。

Biz（キーボード入力）の時間の分析も進めていきたいと考えています。

最後にQaseeの今後について期待されているところがあれば教えてください

1分未満に遷移するページ等もあるため1分未満も計測できるオプションも欲しいですね。

あとは情報をどこまで見えるようにするのか、しないのかも選択できたら良いかもしれません。

それから各企業がどのように活用しているかの実際の事例はもっと見てみたいです。同じツールでもどう運用に活用するかはかなり異なりますので。